Datenschutzerklärung und Mitgliederinformation zum Datenschutz
Das Versorgungswerk führt für Sie u.a. eine Mitgliedsakte und ein Mitgliedskonto. Dort verarbeiten wir alle Daten, die für Ihre spätere Rente von Bedeutung sind. Nur wenn diese Daten vollständig sind, kann Ihre Rente zutreffend ermittelt werden. In diesem Merkblatt erklären wir Ihnen, wozu wir Ihre Daten benötigen, wie diese geschützt sind und welche Rechte Sie haben.
Übersicht
- Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
- Basierend auf welcher Rechtsgrundlage und zu welchen Zwecken werden die Daten verarbeitet/gespeichert?
- Welche Daten sind notwendig?
- Woher bekommen wir Ihre Daten?
- Weitergabe von Daten an Dritte
- Welche Datenschutzrechte habe ich?
- Gibt es eine Pflicht Ihrerseits, Daten an das Versorgungswerk zu übermitteln?
- Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
- Werden Daten in ein Drittland übermittelt?
- Findet Profiling statt?
- Ist die Kommunikation per E‑Mail möglich?
- Datenverarbeitung bei Website-Aufruf?
- Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des ABV-Portals (EESSI) gemäß Art. 26 Abs. 2 DSGVO
I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Die verantwortliche Stelle ist:
Apothekerversorgung Schleswig-Holstein,
Düsternbrooker Weg 75, 24105 Kiel
www.av-sh.de
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten (DSB) unter:
compolicy GmbH, Dr. Christian Wolff
Schwedenkai 1, 24103 Kiel
info@compolicy.de
II. Basierend auf welcher Rechtsgrundlage und zu welchen Zwecken werden die Daten verarbeitet/gespeichert?
Das Versorgungswerk organisiert und führt die Alters‑, Hinterbliebenen- und Berufsunfähigkeitsversicherung der Angehörigen des Berufsstandes durch. Das Versorgungswerk verarbeitet hierzu personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DS-GVO). Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der das Versorgungswerk unterliegt und sie ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt. Rechtsgrundlage sind neben der EU-DS-GVO das Bundesdatenschutzgesetz, die Landesdatenschutzgesetze und das Heilberufekammergesetz Schleswig-Holstein, die Satzung des Versorgungswerkes sowie weitere Fachgesetze, wie z. B. die Sozialgesetzbücher II, III, V, VI, das Versorgungsausgleichsgesetz, das Verwaltungsverfahrens- und das Verwaltungsvollstreckungsgesetz.
Soweit Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (wie z. B. im Fall einer Beitragsüberleitung an ein anderes berufsständisches Versorgungswerk) erteilt haben, ist die Verarbeitung auf Basis dieser Einwilligung rechtmäßig.
III. Welche Daten sind notwendig?
In Ihrer Mitgliedsakte werden alle Daten verarbeitet, die für Ihre Rente von Bedeutung sind. Neben Ihren persönlichen Daten, wie z. B. Name, Geburtsort, Geburtsdatum sowie Familienstand zählen dazu u.a. auch Ihre Anschrift, die Mitgliedsnummer, Daten zu den von Ihnen erzielten Gewinnen aus selbstständiger Tätigkeit und zu Arbeitsentgelten und Arbeitgebern, Daten über Familienangehörige/Hinterbliebene, Zeiten von Arbeitslosigkeit und Krankheit sowie Daten zu Pfändungen und Versorgungsausgleichsverfahren. Auch Mitgliedschaftszeiten in anderen Versorgungswerken und andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sind im Einzelfall relevant.
Darüber hinaus sind ggf. auch Gesundheitsdaten von Bedeutung, wenn Sie z. B. eine Rehabilitationsmaßnahme oder eine Berufsunfähigkeitsrente beantragen.
IV. Woher bekommen wir Ihre Daten?
Informationen bekommen wir von Ihnen, wenn Sie uns z. B. eine Namens- oder Adressänderung mitteilen oder Anträge stellen und dabei Formulare ausfüllen und die erforderlichen Unterlagen, auch über die Apothekerkammer Schleswig-Holstein, dazu einreichen.
Außerdem melden z. B. Arbeitgeber, Arbeitsagenturen oder Krankenkassen Zeiten, in denen Sie beschäftigt, arbeitslos oder krank sind. Diese Daten werden Ihrem Mitgliedskonto zugeordnet. Weitere Daten erhalten wir z. B. von Gerichten, Insolvenzverwaltern oder anderen öffentlichen Stellen.
V. Weitergabe von Daten an Dritte
Daten, die Sie uns mitteilen, sind in der Regel auch nur für das Versorgungswerk gedacht. Es kann aber vorkommen, dass auch andere Stellen oder Personen diese Daten benötigen.
Grundsätzlich dürfen wir Ihre Daten nicht an Dritte weiterleiten. Das ist nur zulässig, wenn Sie hierzu schriftlich eingewilligt haben oder eine gesetzliche Vorschrift eine Datenübermittlung ausdrücklich vorsieht. Dies ist z. B. gegenüber anderen Rentenversicherungsträgern, Arbeitsagenturen und gesetzlichen Krankenkassen, anderen dem Datengeheimnis verpflichtete Dienstleister (z. B. Websitebetreiber, Post, Druckerei) oder gegenüber Polizeibehörden und Gerichten der Fall.
Das Versorgungswerk ist außerdem gesetzlich verpflichtet, z. B. der Finanzverwaltung Rentendaten im Rahmen des sogenannten Rentenbezugsmitteilungsverfahrens zu melden. Die Meldung muss unabhängig von Ihrer evtl. bestehenden Pflicht eine Steuererklärung abzugeben erfolgen.
Besonderheiten bei medizinischen Daten
Medizinische Daten wie Gutachten oder Befundberichte gehören zu den sensibelsten persönlichen Daten. Diese Daten dürfen wir grundsätzlich nur mit Ihrer Einwilligung an Dritte übermitteln.
Sie können jederzeit, auch ohne Angabe von Gründen, der Weitergabe von medizinischen Daten widersprechen. Ihr Widerspruch bewirkt, dass ohne Ihr Wissen und ohne Ihre Einwilligung keine medizinischen Daten weitergegeben werden. Im Einzelfall kann das allerdings zur Folge haben, dass Ihnen Leistungen wegen fehlender Mitwirkung entzogen oder nicht gezahlt werden.
VI. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Sie haben das Recht auf kostenlose Auskunft über alle zu Ihrer Person gespeicherten Daten nach Art. 15 EU-DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 EU-DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 EU-DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 EU-DS-GVO und das Recht auf Widerspruch gem. Art. 21 EU-DS-GVO. Das Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 EU-DS-GVO ist gem. Abs. 3 ausgeschlossen, weil die Verarbeitung Ihrer Daten für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt.
Wenn Sie feststellen, dass Ihre gespeicherten Daten nicht stimmen, berichtigen wir diese. Sobald uns Nachweise dafür vorliegen, können wir fehlerhafte Daten entfernen oder durch die richtigen Daten ersetzen. Unvollständige Daten werden von uns vervollständigt.
In bestimmten Fällen können Sie verlangen, dass wir Ihre Daten löschen. Das ist zum Beispiel möglich, wenn wir die Daten für unseren gesetzlichen Auftrag nicht mehr benötigen. Eine Löschung kann nicht verlangt werden, sofern die weitere Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen erforderlich ist. In Betracht kommen hier insbesondere gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Ein Recht auf Löschung personenbezogener Daten scheidet dann aus, wenn die o. g. Verarbeitungszwecke weiterhin vorliegen oder gesetzliche Regelungen das Versorgungswerk verpflichten, die Daten weiterhin aufzubewahren.
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit gegenüber dem Versorgungswerk widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU-DS-GVO, also vor dem 25.05.2018, erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, Art. 77 EU-DS-GVO.
VII. Gibt es eine Pflicht Ihrerseits, Daten an das Versorgungswerk zu übermitteln?
Um die Verwaltung des Versorgungswerkes zu Ihrer Zufriedenheit durchführen zu können, benötigen wir Ihre Mitwirkung. Im Rahmen der unter Punkt II. genannten Zwecke und basierend auf den dort genannten rechtlichen Grundlagen sind Sie verpflichtet, die notwendigen Daten an das Versorgungswerk zu übermitteln. Erfolgt dies nicht, ist eine Ermittlung Ihrer Rente in der korrekten Art und Weise und Höhe nicht möglich. Sie würden ggf. Renteneinbußen erleiden.
VIII. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Ihre Daten werden im Rahmen unseres gesetzlichen Auftrages solange gespeichert und verarbeitet, wie dies für die korrekte Bearbeitung Ihrer Renten und ggf. der Rente Ihrer Hinterbliebenen erforderlich ist.
Die bei uns gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus aufsichts-oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.
IX. Werden Daten in ein Drittland übermittelt?
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union findet grundsätzlich nicht statt. Sie kann für den Fall relevant werden, dass Sie rentenversicherungsrechtliche Zeiten in der Schweiz zurückgelegt haben und diese Zeiten im Rahmen der Koordinierung nach der EU-Verordnung 883/2004 in einem Rentenantragsverfahren zu berücksichtigen sind. Die Übermittlung ist zulässig, weil die EU-Kommission bereits unter der Geltung des alten Rechts nach § 25 Abs. 6 Datenschutzrichtlinie entschieden hat, dass die Schweiz ein angemessenes Datenschutzniveau bietet. Diese Entscheidung gilt auch unter der EU-DS-GVO fort.
Darüber hinaus übermittelt das Versorgungswerk keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittstaaten oder internationale Organisationen. Dies ist nur im Fall einer gesetzlichen Verpflichtung oder mit Ihrem Einverständnis möglich.
Eine Verarbeitung mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte Ihrer Daten zu bewerten (Profiling), findet nicht statt. Es findet keine Auswertung Ihres Surfverhaltens statt.
XI. Ist die Kommunikation per E‑Mail möglich?
Eine Kommunikation von Ihnen zum Versorgungswerk per E‑Mail ist möglich. Beachten Sie bitte, dass dieser Übertragungsweg nicht vollständig sicher ist und Unbefugte z. B. die Absender- oder Empfängeradresse oder den Inhalt der E‑Mail manipulieren können.
Das Versorgungswerk antwortet Ihnen aus Datenschutzgründen auf dem Postweg oder, Ihr Einverständnis vorausgesetzt, per E‑Mail (mit entsprechender Verschlüsselung).
Bestimmte Geschäftsvorfälle erfordern weiterhin Ihre Unterschrift.
XII. Datenverarbeitung bei Website-Aufruf?
Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Es werden Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version, das Betriebssystem des Nutzers, die Browserkennung des Nutzers, die IP-Adresse des Nutzers, das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs, die Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt sowie über Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden, erhoben.
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DS-GVO. Die Bereitstellungsdaten der Website werden mit Beendigung der jeweiligen Sitzung gelöscht.
Die IP-Adresse und Browserkennung werden anonymisiert gespeichert, damit keine Rückschlüsse auf die einzelnen Besucher gezogen werden können. Eine Auswertung von Daten oder eine andere Verwendung oder Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
Auf der Website des Versorgungswerkes können technische Cookies zum Einsatz kommen, die nicht auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden und nur dem reibungslosen Betrieb der Website dienen. Auf verlinkten Seiten können Cookies zum Einsatz kommen. Bitte beachten Sie die entsprechenden Datenschutzerklärungen der jeweiligen Websites. Es ist möglich, Ihren Internet-Browser so einzustellen, dass Cookies prinzipiell nicht angenommen werden oder über eine Speicherung der Cookies vorher informiert wird. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Von Seiten des Versorgungswerkes erfolgt kein Einsatz von Techniken, die es ermöglichen, das Zugriffsverhalten der Nutzer personenbezogen nachzuvollziehen.
Cookie-Einwilligung mit Complianz
Unsere Website nutzt die Consent-Technologie von Complianz, um Ihre Einwilligung zur Speicherung bestimmter Cookies auf Ihrem Endgerät oder zum Einsatz bestimmter Technologien einzuholen und diese datenschutzkonform zu dokumentieren. Anbieter dieser Technologie ist Complianz B.V., Kalmarweg 14–5, 9723 JG Groningen, Niederlande (im Folgenden „Complianz“). Complianz wird auf unserem Server gehostet, sodass keine Verbindung zu den Servern des Anbieters von Complianz hergestellt wird. Complianz speichert ein Cookie in Ihrem Browser, um Ihnen die erteilten Einwilligungen bzw. deren Widerruf zuordnen zu können. Die so erfassten Daten werden gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern, den Complianz-Cookie selbst löschen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Aufbe-wahrungspflichten bleiben unberührt.
Der Einsatz von Complianz erfolgt, um die gesetzlich vorgeschriebenen Einwilligungen für den Einsatz von Cookies einzuholen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
XIII. Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des ABV-Portals (EESSI) gemäß Art. 26 Abs. 2 DSGVO
Informationen gemäß Artikel 26 Absatz 2 Satz 2 DSGVO über eine gemeinsame Verantwortlichkeit bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des ABV-Portals, insbesondere zur Nutzung von EESSI
Aufgrund der EU-Verordnungen zur Koordinierung der Sozialversicherungssysteme VO (EG) Nr. 883/2004 und VO (EG) Nr. 987/2009 sind die Apothekerversorgung Schleswig-Holstein, Düsternbrooker Weg 75, 24105 Kiel (nachfolgend „Versorgungswerk“ genannt) und die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen e. V., Luisenstraße 17, 10117 Berlin (nachfolgend „ABV“ genannt) verpflichtet, am europaweiten elektronischen Austausch von Sozialdaten teilzunehmen (nachfolgend „EESSI“ für „Electronic Exchange of Social Security Information“).
In der praktischen Umsetzung wird die ABV gemeinsam mit den Versorgungswerken die Daten im Rahmen eines von der ABV bereitgestellten und betriebenen elektronischen Portals verarbeiten und über die vorgegebene EESSI-Infrastruktur weiterleiten. Daneben soll über das Portal auch ein allgemeiner Datenaustausch zwischen den Versorgungswerken und der ABV sowie zwischen den Versorgungswerken untereinander erfolgen.
Das Versorgungswerk und die ABV verarbeiten in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten insbesondere der Mitglieder des Versorgungswerkes als gemeinsame Verantwortliche im Sinne von Artikel 26 DSGVO. Die ABV und das Versorgungswerk haben aufgrund dieser gemeinsamen Verantwortung mit Blick auf die betroffenen personenbezogenen Daten eine Vereinbarung geschlossen.
Danach ist die ABV für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zuständig, soweit diese den Betrieb des Portals und die Nutzung der EESSI-Software RINA (Reference Implementation for National Application) zur Weiterverarbeitung der von den Versorgungswerken über das Portal übermittelten Daten sowie umgekehrt zur Weiterleitung der über die RINA eingehenden Daten an die Versorgungswerke betrifft. Das Versorgungswerk ist für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten verantwortlich, soweit diese das Hoch- und Herunterladen sowie das Versenden von Daten im Rahmen des Portals betrifft.
Das Versorgungswerk und die ABV haben im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit insbesondere auch vereinbart, wer von ihnen welche Pflichten gemäß der DSGVO erfüllt. Dies betrifft insbesondere die Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Personen und die Erfüllung der Informationspflichten gemäß Artikel 13 und Artikel 14 DSGVO.
Des Weiteren haben das Versorgungswerk und die ABV festgelegt, dass sie die gemäß den Artikeln 13 und 14 DSGVO erforderlichen Informationen in Bezug auf die im Rahmen der gemeinsamen Verantwortung geregelte Datenverarbeitung sowie den wesentlichen Inhalt der Vereinbarung veröffentlichen.
Datenschutzrechte können sowohl gegenüber dem Versorgungswerk als auch gegenüber der ABV geltend gemacht werden. Die Anfrage wird von derjenigen Stelle bearbeitet, deren Zuständigkeit betroffen ist. Dabei informieren und unterstützen sich beide Stellen gegenseitig, soweit dies erforderlich ist. Betroffene erhalten eine Rückmeldung von derjenigen Stelle, die für den betroffenen Verarbeitungsprozess ganz oder überwiegend zuständig ist. Sind die Zuständigkeitsbereiche gleichermaßen betroffen, wird die Anfrage von der ABV beantwortet.
Apothekerversorgung Schleswig-Holstein
Stand: November 2023
