Privacy policy

Pri­va­cy pol­i­cy and data pro­tec­tion infor­ma­tion for members

Das Ver­sorgungswerk führt für Sie u.a. eine Mit­glied­sak­te und ein Mit­glied­skon­to. Dort ver­ar­beit­en wir alle Dat­en, die für Ihre spätere Rente von Bedeu­tung sind. Nur wenn diese Dat­en voll­ständig sind, kann Ihre Rente zutr­e­f­fend ermit­telt wer­den. In diesem Merk­blatt erk­lären wir Ihnen, wozu wir Ihre Dat­en benöti­gen, wie diese geschützt sind und welche Rechte Sie haben.

Overview

1. Who is respon­si­ble for data pro­cess­ing (con­troller) and who can I contact?
2. On what legal basis and for what pur­pos­es are the data processed/stored?
3. What data are necessary?
4. How do we obtain your data?
5. Dis­clo­sure of data to third parties
6. What are my data pro­tec­tion rights?
7. Are you required to trans­mit data to the Versorgungswerk?
8. How long will your data be stored?
9. Will data be trans­ferred to a third country?
10. Is pro­fil­ing conducted?
11. Is cor­re­spon­dence by e‑mail possible?
12. Are data processed when the web­site is accessed?
13. Ver­ar­beitung per­so­n­en­be­zo­gen­er Dat­en im Rah­men des ABV-Por­tals (EESSI) gemäß Art. 26 Abs. 2 DSGVO

I. Who is respon­si­ble for data pro­cess­ing (con­troller) and who can I contact?
The con­troller is:

Apothek­erver­sorgung Schleswig-Holstein,
Düstern­brook­er Weg 75, 24105 Kiel, Germany
www.av-sh.de

Our data pro­tec­tion offi­cer (DPO) can be con­tact­ed at:

com­pol­i­cy GmbH, Dr. Chris­t­ian Wolff
Schwe­denkai 1, 24103 Kiel
info@compolicy.de

II. On what legal basis and for what pur­pos­es are the data processed/stored?

Das Ver­sorgungswerk organ­isiert und führt die Alters‑, Hin­terbliebe­nen- und Beruf­sun­fähigkeitsver­sicherung der Ange­höri­gen des Beruf­s­standes durch. Das Ver­sorgungswerk ver­ar­beit­et hierzu per­so­n­en­be­zo­gene Dat­en in Übere­in­stim­mung mit den Bes­tim­mungen der europäis­chen Daten­schutz­grund­verord­nung (EU-DS-GVO). Die Ver­ar­beitung erfol­gt zur Erfül­lung ein­er rechtlichen Verpflich­tung, der das Ver­sorgungswerk unter­liegt und sie ist für die Wahrnehmung ein­er Auf­gabe erforder­lich, die im öffentlichen Inter­esse liegt. Rechts­grund­lage sind neben der EU-DS-GVO das Bun­des­daten­schutzge­setz, die Lan­des­daten­schutzge­set­ze und das Heil­berufekam­merge­setz Schleswig-Hol­stein, die Satzung des Ver­sorgungswerkes sowie weit­ere Fachge­set­ze, wie z. B. die Sozialge­set­zbüch­er II, III, V, VI, das Ver­sorgungsaus­gle­ichs­ge­setz, das Ver­wal­tungsver­fahrens- und das Verwaltungsvollstreckungsgesetz.

To the extent that you have giv­en con­sent to pro­cess­ing per­son­al data for spe­cif­ic pur­pos­es (such as rolling over con­tri­bu­tions to anoth­er occu­pa­tion­al pen­sion fund), pro­cess­ing is law­ful on the basis of that consent.

III. What data are necessary?

In Ihrer Mit­glied­sak­te wer­den alle Dat­en ver­ar­beit­et, die für Ihre Rente von Bedeu­tung sind. Neben Ihren per­sön­lichen Dat­en, wie z. B. Name, Geburt­sort, Geburts­da­tum sowie Fam­i­lien­stand zählen dazu u.a. auch Ihre Anschrift, die Mit­glied­snum­mer, Dat­en zu den von Ihnen erziel­ten Gewin­nen aus selb­st­ständi­ger Tätigkeit und zu Arbeit­sent­gel­ten und Arbeit­ge­bern, Dat­en über Familienangehörige/Hinterbliebene, Zeit­en von Arbeit­slosigkeit und Krankheit sowie Dat­en zu Pfän­dun­gen und Ver­sorgungsaus­gle­ichsver­fahren. Auch Mit­glied­schaft­szeit­en in anderen Ver­sorgungswerken und andere mit den genan­nten Kat­e­gorien ver­gle­ich­bare Dat­en sind im Einzelfall relevant.

Data con­cern­ing health may also be rel­e­vant, for instance, if you apply for reha­bil­i­ta­tion mea­sures or a dis­abil­i­ty pension.

IV. How do we obtain your data?

We obtain data from you when, for exam­ple, you noti­fy us of a change of name or address or when you sub­mit appli­ca­tions by com­plet­ing forms and sub­mit­ting the required doc­u­ments, includ­ing via the Apothek­erkam­mer Schleswig-Holstein.

Außer­dem melden z. B. Arbeit­ge­ber, Arbeit­sagen­turen oder Krankenkassen Zeit­en, in denen Sie beschäftigt, arbeit­s­los oder krank sind. Diese Dat­en wer­den Ihrem Mit­glied­skon­to zuge­ord­net. Weit­ere Dat­en erhal­ten wir z. B. von Gericht­en, Insol­ven­zver­wal­tern oder anderen öffentlichen Stellen.

V. Dis­clo­sure of data to third parties

As a rule, the data you send to us are intend­ed sole­ly for the Ver­sorgungswerk. How­ev­er, in some cas­es, oth­er agen­cies or per­sons may require the data as well. .

Grund­sät­zlich dür­fen wir Ihre Dat­en nicht an Dritte weit­er­leit­en. Das ist nur zuläs­sig, wenn Sie hierzu schriftlich eingewil­ligt haben oder eine geset­zliche Vorschrift eine Datenüber­mit­tlung aus­drück­lich vor­sieht. Dies ist z. B. gegenüber anderen Renten­ver­sicherungsträgern, Arbeit­sagen­turen und geset­zlichen Krankenkassen, anderen dem Datenge­heim­nis verpflichtete Dien­stleis­ter (z. B. Web­site­be­treiber, Post, Druck­erei) oder gegenüber Polizeibehör­den und Gericht­en der Fall.

The Ver­sorgungswerk is also required by law, for exam­ple, to report pen­sion data to the rev­enue author­i­ty in the con­text of a so-called “pen­sion noti­fi­ca­tion pro­ce­dure” (Rentenbe-zugsmit­teilungsver­fahren). Noti­fi­ca­tions must be made irre­spec­tive of any oblig­a­tion you may have to file a tax return.

Spe­cial require­ments for med­ical data

Medi­zinis­che Dat­en wie Gutacht­en oder Befund­berichte gehören zu den sen­si­bel­sten per­sön­lichen Dat­en. Diese Dat­en dür­fen wir grund­sät­zlich nur mit Ihrer Ein­willi­gung an Dritte übermitteln.

Sie kön­nen jed­erzeit, auch ohne Angabe von Grün­den, der Weit­er­gabe von medi­zinis­chen Dat­en wider­sprechen. Ihr Wider­spruch bewirkt, dass ohne Ihr Wis­sen und ohne Ihre Ein­willi­gung keine medi­zinis­chen Dat­en weit­ergegeben wer­den. Im Einzelfall kann das allerd­ings zur Folge haben, dass Ihnen Leis­tun­gen wegen fehlen­der Mitwirkung ent­zo­gen oder nicht gezahlt werden.

VI. What are my data pro­tec­tion rights?

Sie haben das Recht auf kosten­lose Auskun­ft über alle zu Ihrer Per­son gespe­icherten Dat­en nach Art. 15 EU-DS-GVO, das Recht auf Berich­ti­gung nach Art. 16 EU-DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 EU-DS-GVO, das Recht auf Ein­schränkung der Ver­ar­beitung nach Art. 18 EU-DS-GVO und das Recht auf Wider­spruch gem. Art. 21 EU-DS-GVO. Das Recht auf Datenüber­trag­barkeit gem. Art. 20 EU-DS-GVO ist gem. Abs. 3 aus­geschlossen, weil die Ver­ar­beitung Ihrer Dat­en für die Wahrnehmung ein­er Auf­gabe erforder­lich ist, die im öffentlichen Inter­esse liegt.

Wenn Sie fest­stellen, dass Ihre gespe­icherten Dat­en nicht stim­men, berichti­gen wir diese. Sobald uns Nach­weise dafür vor­liegen, kön­nen wir fehler­hafte Dat­en ent­fer­nen oder durch die richti­gen Dat­en erset­zen. Unvoll­ständi­ge Dat­en wer­den von uns vervollständigt.

In bes­timmten Fällen kön­nen Sie ver­lan­gen, dass wir Ihre Dat­en löschen. Das ist zum Beispiel möglich, wenn wir die Dat­en für unseren geset­zlichen Auf­trag nicht mehr benöti­gen. Eine Löschung kann nicht ver­langt wer­den, sofern die weit­ere Ver­ar­beitung zur Erfül­lung unser­er rechtlichen Verpflich­tun­gen erforder­lich ist. In Betra­cht kom­men hier ins­beson­dere geset­zliche Auf­be­wahrungspflicht­en. Ein Recht auf Löschung per­so­n­en­be­zo­gen­er Dat­en schei­det dann aus, wenn die o. g. Ver­ar­beitungszwecke weit­er­hin vor­liegen oder geset­zliche Regelun­gen das Ver­sorgungswerk verpflicht­en, die Dat­en weit­er­hin aufzubewahren.

Eine erteilte Ein­willi­gung in die Ver­ar­beitung per­so­n­en­be­zo­gen­er Dat­en kön­nen Sie jed­erzeit gegenüber dem Ver­sorgungswerk wider­rufen. Dies gilt auch für den Wider­ruf von Ein­willi­gungserk­lärun­gen, die vor der Gel­tung der EU-DS-GVO, also vor dem 25.05.2018, erteilt wor­den sind. Bitte beacht­en Sie, dass der Wider­ruf erst für die Zukun­ft wirkt. Ver­ar­beitun­gen, die vor dem Wider­ruf erfol­gt sind, sind davon nicht betroffen.

You also have the right to lodge a com­plaint with the data pro­tec­tion super­vi­so­ry author­i­ties (Arti­cle 77 GDPR).

VII. Are you required to trans­mit data to the Versorgungswerk?

Um die Ver­wal­tung des Ver­sorgungswerkes zu Ihrer Zufrieden­heit durch­führen zu kön­nen, benöti­gen wir Ihre Mitwirkung. Im Rah­men der unter Punkt II. genan­nten Zwecke und basierend auf den dort genan­nten rechtlichen Grund­la­gen sind Sie verpflichtet, die notwendi­gen Dat­en an das Ver­sorgungswerk zu über­mit­teln. Erfol­gt dies nicht, ist eine Ermit­tlung Ihrer Rente in der kor­rek­ten Art und Weise und Höhe nicht möglich. Sie wür­den ggf. Rentenein­bußen erleiden.

VIII. How long will your data be stored?

Your data will be stored and processed with­in the scope of our statu­to­ry man­date for as long as is nec­es­sary to cor­rect­ly process your pen­sion ben­e­fits and, any pen­sion ben­e­fits paid to your sur­viv­ing dependants.

Die bei uns gespe­icherten Dat­en wer­den gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbes­tim­mung nicht mehr erforder­lich sind und der Löschung keine geset­zlichen Auf­be­wahrungspflicht­en ent­ge­gen­ste­hen. Sofern die Dat­en nicht gelöscht wer­den, weil sie für andere und geset­zlich zuläs­sige Zwecke erforder­lich sind, wird deren Ver­ar­beitung eingeschränkt. D.h. die Dat­en wer­den ges­per­rt und nicht für andere Zwecke ver­ar­beit­et. Das gilt z.B. für Dat­en, die aus auf­sichts-oder steuer­rechtlichen Grün­den auf­be­wahrt wer­den müssen.

IX. Will data be trans­ferred to a third country?

Eine Datenüber­mit­tlung an Stellen in Staat­en außer­halb der Europäis­chen Union find­et grund­sät­zlich nicht statt. Sie kann für den Fall rel­e­vant wer­den, dass Sie renten­ver­sicherungsrechtliche Zeit­en in der Schweiz zurück­gelegt haben und diese Zeit­en im Rah­men der Koor­dinierung nach der EU-Verord­nung 883/2004 in einem Rentenantragsver­fahren zu berück­sichti­gen sind. Die Über­mit­tlung ist zuläs­sig, weil die EU-Kom­mis­sion bere­its unter der Gel­tung des alten Rechts nach § 25 Abs. 6 Daten­schutzrichtlin­ie entsch­ieden hat, dass die Schweiz ein angemessenes Daten­schutzniveau bietet. Diese Entschei­dung gilt auch unter der EU-DS-GVO fort.

Darüber hin­aus über­mit­telt das Ver­sorgungswerk keine per­so­n­en­be­zo­ge­nen Dat­en an Stellen in Drittstaat­en oder inter­na­tionale Organ­i­sa­tio­nen. Dies ist nur im Fall ein­er geset­zlichen Verpflich­tung oder mit Ihrem Ein­ver­ständ­nis möglich.

X. Is pro­fil­ing conducted?

Eine Ver­ar­beitung mit dem Ziel, bes­timmte per­sön­liche Aspek­te Ihrer Dat­en zu bew­erten (Pro­fil­ing), find­et nicht statt. Es find­et keine Auswer­tung Ihres Sur­fver­hal­tens statt.

XI. Is cor­re­spon­dence by e‑mail possible?

Eine Kom­mu­nika­tion von Ihnen zum Ver­sorgungswerk per E‑Mail ist möglich. Beacht­en Sie bitte, dass dieser Über­tra­gungsweg nicht voll­ständig sich­er ist und Unbefugte z. B. die Absender- oder Empfänger­adresse oder den Inhalt der E‑Mail manip­ulieren können.

For data pro­tec­tion rea­sons, the Ver­sorgungswerk will respond to you by post or, sub­ject to your con­sent, by (encrypt­ed) e‑mail.

Cer­tain trans­ac­tions will still require your signature.

XII. Are data processed when the web­site is accessed?

Bei jedem Aufruf unser­er Inter­net­seite erfasst unser Sys­tem automa­tisiert Dat­en und Infor­ma­tio­nen vom Com­put­er­sys­tem des aufrufend­en Rech­n­ers. Es wer­den Infor­ma­tio­nen über den Browser­typ und die ver­wen­dete Ver­sion, das Betrieb­ssys­tem des Nutzers, die Browserken­nung des Nutzers, die IP-Adresse des Nutzers, das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs, die Web­sites, von denen das Sys­tem des Nutzers auf unsere Inter­net­seite gelangt sowie über Web­sites, die vom Sys­tem des Nutzers über unsere Web­site aufgerufen wer­den, erhoben.

Die vorüberge­hende Spe­icherung der IP-Adresse durch das Sys­tem ist notwendig, um eine Aus­liefer­ung der Web­site an den Rech­n­er des Nutzers zu ermöglichen. Hier­für muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespe­ichert bleiben. Rechts­grund­lage für die vorüberge­hende Spe­icherung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DS-GVO. Die Bere­it­stel­lungs­dat­en der Web­site wer­den mit Beendi­gung der jew­eili­gen Sitzung gelöscht.

Die IP-Adresse und Browserken­nung wer­den anonymisiert gespe­ichert, damit keine Rückschlüsse auf die einzel­nen Besuch­er gezo­gen wer­den kön­nen. Eine Auswer­tung von Dat­en oder eine andere Ver­wen­dung oder Weit­er­gabe an Dritte erfol­gt nicht.

Auf der Web­site des Ver­sorgungswerkes kön­nen tech­nis­che Cook­ies zum Ein­satz kom­men, die nicht auf dem Endgerät des Nutzers gespe­ichert wer­den und nur dem rei­bungslosen Betrieb der Web­site dienen. Auf ver­link­ten Seit­en kön­nen Cook­ies zum Ein­satz kom­men. Bitte beacht­en Sie die entsprechen­den Daten­schutzerk­lärun­gen der jew­eili­gen Web­sites. Es ist möglich, Ihren Inter­net-Brows­er so einzustellen, dass Cook­ies prinzip­iell nicht angenom­men wer­den oder über eine Spe­icherung der Cook­ies vorher informiert wird. Bere­its gespe­icherte Cook­ies kön­nen jed­erzeit gelöscht wer­den. Von Seit­en des Ver­sorgungswerkes erfol­gt kein Ein­satz von Tech­niken, die es ermöglichen, das Zugriffsver­hal­ten der Nutzer per­so­n­en­be­zo­gen nachzuvollziehen.

Cook­ie-Ein­willi­gung mit Complianz

Unsere Web­site nutzt die Con­sent-Tech­nolo­gie von Com­pli­anz, um Ihre Ein­willi­gung zur Spe­icherung bes­timmter Cook­ies auf Ihrem Endgerät oder zum Ein­satz bes­timmter Tech­nolo­gien einzu­holen und diese daten­schutzkon­form zu doku­men­tieren. Anbi­eter dieser Tech­nolo­gie ist Com­pli­anz B.V., Kalmar­weg 14–5, 9723 JG Gronin­gen, Nieder­lande (im Fol­gen­den „Com­pli­anz“). Com­pli­anz wird auf unserem Serv­er gehostet, sodass keine Verbindung zu den Servern des Anbi­eters von Com­pli­anz hergestellt wird. Com­pli­anz spe­ichert ein Cook­ie in Ihrem Brows­er, um Ihnen die erteil­ten Ein­willi­gun­gen bzw. deren Wider­ruf zuord­nen zu kön­nen. Die so erfassten Dat­en wer­den gespe­ichert, bis Sie uns zur Löschung auf­fordern, den Com­pli­anz-Cook­ie selb­st löschen oder der Zweck für die Daten­spe­icherung ent­fällt. Zwin­gende geset­zliche Auf­be-wahrungspflicht­en bleiben unberührt.

Der Ein­satz von Com­pli­anz erfol­gt, um die geset­zlich vorgeschriebe­nen Ein­willi­gun­gen für den Ein­satz von Cook­ies einzu­holen. Rechts­grund­lage hier­für ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

XIII. Ver­ar­beitung per­so­n­en­be­zo­gen­er Dat­en im Rah­men des ABV-Por­tals (EESSI) gemäß Art. 26 Abs. 2 DSGVO

Infor­ma­tio­nen gemäß Artikel 26 Absatz 2 Satz 2 DSGVO über eine gemein­same Ver­ant­wortlichkeit bei der Ver­ar­beitung per­so­n­en­be­zo­gen­er Dat­en im Rah­men des ABV-Por­tals, ins­beson­dere zur Nutzung von EESSI

Auf­grund der EU-Verord­nun­gen zur Koor­dinierung der Sozialver­sicherungssys­teme VO (EG) Nr. 883/2004 und VO (EG) Nr. 987/2009 sind die Apothek­erver­sorgung Schleswig-Hol­stein, Düstern­brook­er Weg 75, 24105 Kiel (nach­fol­gend „Ver­sorgungswerk“ genan­nt) und die Arbeits­ge­mein­schaft beruf­sständis­ch­er Ver­sorgung­sein­rich­tun­gen e. V., Luisen­straße 17, 10117 Berlin (nach­fol­gend „ABV“ genan­nt) verpflichtet, am europaweit­en elek­tro­n­is­chen Aus­tausch von Sozial­dat­en teilzunehmen (nach­fol­gend „EESSI“ für „Elec­tron­ic Exchange of Social Secu­ri­ty Information“).

In der prak­tis­chen Umset­zung wird die ABV gemein­sam mit den Ver­sorgungswerken die Dat­en im Rah­men eines von der ABV bere­it­gestell­ten und betriebe­nen elek­tro­n­is­chen Por­tals ver­ar­beit­en und über die vorgegebene EESSI-Infra­struk­tur weit­er­leit­en. Daneben soll über das Por­tal auch ein all­ge­mein­er Date­naus­tausch zwis­chen den Ver­sorgungswerken und der ABV sowie zwis­chen den Ver­sorgungswerken untere­inan­der erfolgen.

Das Ver­sorgungswerk und die ABV ver­ar­beit­en in diesem Zusam­men­hang per­so­n­en­be­zo­gene Dat­en ins­beson­dere der Mit­glieder des Ver­sorgungswerkes als gemein­same Ver­ant­wortliche im Sinne von Artikel 26 DSGVO. Die ABV und das Ver­sorgungswerk haben auf­grund dieser gemein­samen Ver­ant­wor­tung mit Blick auf die betrof­fe­nen per­so­n­en­be­zo­ge­nen Dat­en eine Vere­in­barung geschlossen.

Danach ist die ABV für die Ver­ar­beitung der per­so­n­en­be­zo­ge­nen Dat­en zuständig, soweit diese den Betrieb des Por­tals und die Nutzung der EESSI-Soft­ware RINA (Ref­er­ence Imple­men­ta­tion for Nation­al Appli­ca­tion) zur Weit­er­ver­ar­beitung der von den Ver­sorgungswerken über das Por­tal über­mit­tel­ten Dat­en sowie umgekehrt zur Weit­er­leitung der über die RINA einge­hen­den Dat­en an die Ver­sorgungswerke bet­rifft. Das Ver­sorgungswerk ist für die Ver­ar­beitung der per­so­n­en­be­zo­ge­nen Dat­en ver­ant­wortlich, soweit diese das Hoch- und Herun­ter­laden sowie das Versenden von Dat­en im Rah­men des Por­tals betrifft.

Das Ver­sorgungswerk und die ABV haben im Rah­men der gemein­samen Ver­ant­wortlichkeit ins­beson­dere auch vere­in­bart, wer von ihnen welche Pflicht­en gemäß der DSGVO erfüllt. Dies bet­rifft ins­beson­dere die Wahrnehmung der Rechte der betrof­fe­nen Per­so­n­en und die Erfül­lung der Infor­ma­tion­spflicht­en gemäß Artikel 13 und Artikel 14 DSGVO.

Des Weit­eren haben das Ver­sorgungswerk und die ABV fest­gelegt, dass sie die gemäß den Artikeln 13 und 14 DSGVO erforder­lichen Infor­ma­tio­nen in Bezug auf die im Rah­men der gemein­samen Ver­ant­wor­tung geregelte Daten­ver­ar­beitung sowie den wesentlichen Inhalt der Vere­in­barung veröffentlichen.

Daten­schutzrechte kön­nen sowohl gegenüber dem Ver­sorgungswerk als auch gegenüber der ABV gel­tend gemacht wer­den. Die Anfrage wird von der­jeni­gen Stelle bear­beit­et, deren Zuständigkeit betrof­fen ist. Dabei informieren und unter­stützen sich bei­de Stellen gegen­seit­ig, soweit dies erforder­lich ist. Betrof­fene erhal­ten eine Rück­mel­dung von der­jeni­gen Stelle, die für den betrof­fe­nen Ver­ar­beitung­sprozess ganz oder über­wiegend zuständig ist. Sind die Zuständigkeits­bere­iche gle­icher­maßen betrof­fen, wird die Anfrage von der ABV beantwortet.

Apothek­erver­sorgung Schleswig-Holstein

Stand: Novem­ber 2023